Effizienzprüfung
Ein besonderes Vertrauensverhältnis ist die Basis für eine wertschätzende und wertstiftende Effizienzprüfung. Das vertrauensvolle Miteinander steht für uns im Mittelpunkt!
Die Organisation und die Durchführung einer Effizienzprüfung liegt in der Verantwortung des Aufsichtsrates. Die Unterstützung durch einen externen Berater kann allerdings sinnvoll sein und ist durchaus üblich, damit neben der Nutzung dessen Erfahrung auch eine neutrale Moderation gewährleistet ist. Der Abschlussprüfer gilt jedoch nicht als geeigneter externer Partner, da es in Bezug auf seine Rolle zu Interessenkonflikten kommen kann.
Entscheidend für die Aufsichtsräte ist ihre Einschätzung anhand der individuellen Situation des Unternehmens. Dabei geht es insbesondere um die Einschätzung der Wirksamkeit des Internen Kontroll- und Risikomanagementsystems, der Internen Revision, des Rechnungslegungsprozesses sowie von Struktur und Zusammenarbeit der gebildeten Ausschüsse. Darüber hinaus bieten die Ergebnisse der Effizienzprüfung Anhaltspunkte für die persönliche Weiterentwicklung.
Effizienzprüfung im Überblick
- Selbstevaluation des Aufsichtsrats durch eine strukturierte Analyse.
- Inhaltliches Ziel ist insbesondere die Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Gremiums.
- Für einige Unternehmen verpflichtend, für anderen ratsam.
- Kann extern begleitet werden; in vielen Konstellationen ist dieses Vorgehen sogar vorzuziehen.
- Schwerpunkte und Art der Durchführung sind individuell anzupassen.
- Die Frequenz richtet sich nach der regulatorischen Grundlage und reicht von jährlich über regelmäßig bis freiwillig.
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Empfehlung D.12: Der Aufsichtsrat soll regelmäßig beurteilen, wie wirksam der Aufsichtsrat insgesamt und seine Ausschüsse ihre Aufgaben erfüllen. In der Erklärung zur Unternehmensführung soll der Aufsichtsrat berichten, ob und wie eine Selbstbeurteilung durchgeführt wurde.
Regulatorische Quellen und Adressaten
- DCGK: Kapitalmarktorientierte Unternehmen
- KWG: Institute
- PCGK: Öffentliche Unternehmen
- Die Durchführung zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit ist auch für alle anderen Gremien ratsam
Anlässe
- Regulatorische Anforderungen
- Strukturelle und/oder personelle Veränderungen
- Optimierungsbedarf z.B. bei der Aufgabenverteilung, Besetzung, Kommunikation etc.
- Wunsch nach Best-Practice- oder Peer-Vergleich
- Erwartungshaltung von Investoren/Gesellschaftern/Kapitalmarkt bzgl. good governance
Schwerpunkte
- Schwerpunkte können aus der Historie oder aktuellen Herausforderungen abgeleitet werden.
- Sie können sich auf u.a. hard skills (z.B. Fachkompetenz etc.) und/oder soft skills (z.B. Diskussionskultur) beziehen.
- Konkrete Vorgaben können sich aus spezialgesetzlichen Regelungen ergeben.
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- Zusammenarbeit (im AR, mit den Ausschüssen, mit dem Vorstand)
- Informationsversorgung/Reporting
- Diskussionskultur
- Managementsysteme (IKS, RMS, CMS)
- Fachkompetenz/Weiterentwicklung
- Besetzung/Diversity/Nachfolgeplanung
- Haftungsminimierung
Durchführung
- Herzstück ist i.d.R. ein auf den AR individuell abgestimmter Fragebogen bzgl. Schwerpunkten, gewünschten Themen etc.
- Die Befragung wird mehrheitlich online durchgeführt (Versand von Dateien oder Fragebögen in Papierform dennoch möglich).
- Häufig begleitende und vertiefende Interviews durch Teil- oder Vollbefragung der Mitglieder des AR.
- Je nach Bedarf kann auch der Check von Protokollen, Satzungen etc. sinnvoll sein oder die Begleitung von Sitzungen (z.B. für das Erleben der Diskussionskultur).
- Eine Feinabstimmung der Inhalte und der Durchführung auf die konkrete Situation des Aufsichtsrats ist daher unerlässlich.
Vorteile der externen Begleitung
- Minderung von Reputations- und Haftungsrisiken.
- Vertrauliche Befragung und anonymisierte Auswertung.
- Neutrale, objektive und unabhängige Moderation und Beurteilung der Ergebnisse.
- Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten sowie Umsetzungserfahrung.
- Peer-Vergleich und Benchmarking.
- Vertrauensbildendes Signal an Investoren/Gesellschafter/Kapitalmarkt.
- Begleitung eines kulturellen Wandels im Aufsichtsrat.
Mehrjahreskonzept
- Dauerhafte Sicherstellung der Einbettung neuer regulatorischer Anforderungen.
- Vergleich und Entwicklung anhand der eigenen Historie.
- Reaktionsmöglichkeit bezüglich Umfang, Detaillierungsgrad, Interviews etc. anhand der vorliegenden Situation.
- Kein starres Vorgehen, sondern flexible Bandbreite von schlanken Lösungen bis hin zu umfassenden Board Assessments.
Neu wachsende Notwendigkeit leistungsfähiger Gremien
- Vorbildfunktion für Vorstand und Unternehmen bezüglich good governance
- Sorgfältige und angemessene Wahrnehmung des Mandats
- Reduzierung der Haftungsrisiken durch „saubere“ Prozesse, passende Besetzungen etc.
- Befassung mit inhaltlichen Themen
- Geringeres Nachfolge-Problem, da attraktivere Rahmenbedingungen
- Entlastung bei Administration und Organisation
